Kwotę zaliczki ustal tak, żeby pokryła pracę, którą wykonasz, zanim klient zobaczy pierwszy efekt. W przykładzie niżej to 30% ceny, czyli 1 680 zł.
Zaliczka czy zadatek? Zaliczka to część ceny wpłacona z góry. Zadatek dodatkowo zabezpiecza umowę i działa w obie strony. Gdy klient jej nie wykona, możesz zadatek zatrzymać. Gdy nie wykonasz jej Ty, klient może żądać zwrotu w podwójnej wysokości.
Jaką kwotę zaliczki ustalić?
Policz godziny pierwszego etapu i pomnóż je przez swoją stawkę.
Przeanalizujmy przykład Ewy, która jest copywriterką. Ewa wyliczyła w kalkulatorze tyle. stawkę minimalną 140 zł za godzinę. Pisze artykuł naukowy na 10 stron: 40 godzin pracy, czyli 5 600 zł. Zanim klient zobaczy pierwszy fragment, Ewa robi research i konspekt. To 12 godzin, czyli 1 680 zł. To 30% ceny. Jeśli klient zrezygnuje po tym etapie, a zaliczki nie było, Ewa ma za sobą 12 godzin pracy bez zapłaty.
Spotykane podziały płatności to 20% przed rozpoczęciem pracy i 80% po akceptacji albo 20%, 50% i 30% w trzech etapach. Procent jest mniej ważny niż to, czy zaliczka pokrywa pracę wykonaną, zanim klient zobaczy pierwszy efekt.
Zaliczka czy zadatek: co jest zwrotne?
| Sytuacja | Zaliczka | Zadatek |
|---|---|---|
| Umowa wykonana | wlicza się w cenę | wlicza się w cenę |
| Klient nie wykonuje umowy | sama nie przepada; rozliczenie wykonanej pracy zależy od umowy | możesz odstąpić od umowy i zatrzymać zadatek |
| Ty nie wykonujesz umowy | zwracasz ją | klient może żądać dwukrotności zadatku |
| Rozwiązujecie umowę za zgodą obu stron | zwracasz ją, chyba że ustalicie inaczej | zwracasz zadatek |
Zasady zadatku opisuje art. 394 Kodeksu cywilnego. Obowiązują, jeśli umowa nie mówi inaczej. Zaliczka nie ma osobnego przepisu, więc o tym, co się z nią dzieje, decyduje umowa.
Co wybrać? Zadatek chroni mocniej, ale działa w obie strony: gdy to Ty nie wykonasz umowy, oddajesz podwójną kwotę.
Kiedy brać zaliczkę?
Nie przy każdym zleceniu. Zaliczka przydaje się najbardziej w trzech sytuacjach:
- nowa lub niepewna współpraca,
- koszty, które ponosisz na starcie projektu,
- bardzo długi projekt: wtedy płatność dzielisz na etapy.
Jeśli bierzesz zaliczkę, zaczynasz pracę po jej wpływie, a nie po obietnicy przelewu. Resztę rozliczasz przed przekazaniem plików końcowych.
Według badania Freelancehunt z grudnia 2025 r. zaliczkę przed rozpoczęciem zlecenia pobiera 36,4% freelancerów. Trzy osoby na dziesięć nie korzystają z żadnego zabezpieczenia płatności. W badaniu wzięło udział 1 100 osób z Polski i regionu.
Przykład Ewy jest edukacyjny i pokazuje sposób liczenia. 40 godzin na artykuł to szacunek na podstawie doświadczeń autorki, a 12 godzin na research i konspekt to założenie przykładu, nie norma rynkowa. Dane do kalkulatora: 7 000 zł na rękę, 5 dni po 8 godzin, etap „Rozkręcam się”, koszty 500 zł miesięcznie, ryczałt 15% (copywriting), Mały ZUS Plus przy przychodzie 120 000 zł w 2025 r., bez chorobowej. Wynik: 140 zł za godzinę. Tekst nie jest poradą prawną.
Źródła
- Kalkulator stawki minimalnej tyle. (przepisy 2026): przykład Ewy, 7 000 zł na rękę, 140 zł za godzinę (dostęp 07.10.2026)
- 300Gospodarka: Co trzeci freelancer pracuje bez zabezpieczenia płatności od klienta (badanie Freelancehunt „Portret Freelancera 2025”, grudzień 2025, 1 100 freelancerów; artykuł z 27.07.2026) (dostęp 07.10.2026)
- Useme: Zaliczka a zadatek (spotykane podziały płatności; co zapisać w umowie; aktualizacja 21.03.2025) (dostęp 07.10.2026)
- Kodeks cywilny, art. 394 (zadatek) (dostęp 07.10.2026)
- Doświadczenie autorki, Anety Duk (kiedy zaliczka jest potrzebna: nowe współprace, koszty na starcie, długie projekty rozliczane etapami; 30% od nowych klientów; szacunek czasu pracy w przykładzie)
